Der Jahreswechsel steht kurz bevor. So naht auch für die meisten Unternehmen das Ende des Geschäftsjahres mit der Verpflichtung, den Jahresabschluss zu erstellen. Er spiegelt das Ergebnis des Geschäftsjahres wider und ist auch eine Weichenstellung für das kommende Jahr – treffen doch Banken und Geschäftspartner Ihre Entscheidungen zur Zusammenarbeit auf dieser Basis.
Viele Unternehmer stellen sich daher am Jahresende die Frage, wie sie das Bild ihrer Bilanz optimieren können. Ziel ist es, die Bilanz möglichst kurz zu gestalten, damit die Kennzahlen von den Analysten der Partner positiv bewertet werden und sich neue Chancen für das Unternehmenswachstum eröffnen. Gerade wenn das Unternehmen viele offene Forderungen hat, lohnt es sich, die Bilanz zu überdenken und Reinigungsprozesse zu initiieren. Eva Sartorius, Mitglied der Geschäftsleitung von A.B.S. Global Factoring, nennt hier wertvolle Tipps, mit denen Sie Ihre Bilanzstruktur optimieren können.
Die Fakturierung bereits erbrachter Leistungen ist eine der Hauptaufgaben, wenn in einem Unternehmen der Jahresabschluss ansteht. Nur so lassen sich den angefallenen Kosten auch die entsprechenden Umsätze gegenüberstellen.
Nicht immer sind alle Zahlungsströme auf Anhieb genau zuzuordnen. Am besten monatlich, aber spätestens am Jahresende, sollten Sie alle Zahlungseingänge auf Ihren Bankkonten mit den ausgestellten Rechnungen abgleichen, diese richtig zuordnen sowie alle Gutschriften verbuchen. Kontaktieren Sie Ihre Debitoren bei Unklarheiten und verbessern Sie die Kommunikation mit der Buchhaltung, falls Beträge nach der Erfassung in der Liste geändert werden. Sollten Sie feststellen, dass Debitoren mehrere Rechnungen zusammenfassen, die nur noch mit großem Aufwand zuzuordnen sind, dann bitten Sie diese um Zahlungsavise. Ziel der Bereinigung sollte die Zuordnung aller Zahlungen und ein Verrechnungskonto mit dem Saldo € 0,00 sein, denn steigt die Zahl der offenen Posten, verliert man schnell den Überblick und das kann zu Zahlungsengpässen führen.
Sofern bei Ihren Abnehmern noch offene Rechnungen bestehen, sollten Sie Ihr Mahnwesen intensivieren. Durch den Versand einer Zahlungserinnerung, kann der ausstehende Zahlungseingang beschleunigt werden. Oft hilft es, standardisierte Zahlungsziele sowie klare Regeln für die Überschreitung von Zahlungszielen festzulegen. In einigen Fällen kann auch die persönliche Nachfrage, warum der Kunde nicht pünktlich zahlt, erfolgreicher sein als eine schriftliche Mahnung. Die durch dieses Forderungsmanagement gewonnene Liquidität kann dazu eingesetzt werden, eigene Verbindlichkeiten zu reduzieren. Dadurch verkürzt sich die Bilanz und in der Folge erhöht sich die Eigenkapitalquote. Das ist insbesondere für diejenigen Unternehmen ein wichtiger Aspekt, die mit ihrer Bank die Einhaltung einer bestimmten Eigenkapitalquote in den Kreditverträgen vereinbart haben. In diesem Fall sollten Sie hier besonders gewissenhaft agieren.
So wie Sie mit Ihrem Mahnwesen Ihre Eigenkapitalquote verbessern, lassen sich auch durch das Gewähren von Skonto-Konditionen ähnlich positive Effekte erzielen. Überprüfen Sie, bei welchen Rechnungen sich durch Skonto-Konditionen eine frühere Zahlung durch den Debitor begünstigen lässt. Dadurch erhöhen Sie Ihre Liquidität, mit der sie dann wiederum Verbindlichkeiten zurückführen und Ihre Eigenkapitalquote optimieren können.
Das Jahresende ist auch ein guter Zeitpunkt, um den Datenbestand zu aktualisieren. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Stammdaten auf falsche oder unvollständige Angaben bei Namen, Adressen und Zahlungsbedingungen. Nutzen Sie ein System mit eindeutiger Vergabe von Rechnungsnummern, das eine doppelte Vergabe erkennt. Idealerweise setzen Sie sich feste Termine, an denen der Datenbestand bereinigt werden muss, damit Doppelbuchungen und Buchungsfehler minimiert werden können. Bei kleinen Betrieben empfiehlt sich ein tagesaktuelles Belegwesen. Wer immer auf aktuelle Datensätze zurückgreifen kann, spart am Ende viel Zeit und nicht zuletzt auch Geld.
Überprüfen Sie die im letzten Jahr getätigten Anschaffungen dahingehend, ob deren Kosten aufgrund der Nutzungsdauer abgegrenzt werden sollten. Wirtschaftsgüter, die gemäß ihrem Werteverzehr abgeschrieben werden, senken als zahlungsunwirksame Aufwendungen den Unternehmensgewinn.
Für den Fall, dass Sie mit einer eigenen Warenkreditversicherung arbeiten, sollten Sie am Jahresende überprüfen, ob Sie mit allen Kunden, die bei der Versicherung gelistet sind, auch im nächsten Jahr noch eine Geschäftsverbindung haben werden. Sollte die Geschäftsverbindung ausgelaufen sein, empfiehlt es sich, die Limite bei der Warenkreditversicherung zu streichen und dadurch Kosten zu sparen. Sind Sie im Rahmen des A.B.S. Full Service Factoring vor Forderungsausfall geschützt, übernehmen wir diesen Part.
Nicht selten verfällt die Buchhaltung in dieser Zeit in eine gewisse Jahresendhektik. Der beste Schutz davor ist, die genannten Prozesse regelmäßig durchzuführen und bereits während des laufenden Jahres fest im Unternehmen zu verankern.
Wer dazu nicht die Kapazitäten hat oder diese nicht vorhalten möchte, sollte sich professionelle Unterstützung suchen und beispielsweise das Debitorenmanagement sowie das Mahnwesen an einen Spezialisten wie die A.B.S. Global Factoring AG outsourcen. In der Regel spart das Zeit und Geld.
Zur Steigerung der Liquidität und Verkürzung der Eigenkapitalquote sind zudem auch bilanzexterne Finanzierungen, sog. Off- Balance Finanzierungsmethoden wie Leasing oder Factoring, zu empfehlen. Beim Factoring werden bestehende Forderungen aus Dienstleistungen und Warenlieferungen an ein spezielles Factoring-Unternehmen gegen sofortige Zahlung des Kaufpreises verkauft. Dadurch können nicht nur Ausfallrisiken von Geldern bei einer Zahlungsunfähigkeit des Kunden vorgebeugt werden. Auch die Bilanzsumme wird kürzer, da die verkauften Forderungen nicht mehr Bestandteil der Aktiva der Bilanz sind.
Sollten Sie Fragen haben, wie Sie den Jahreswechsel zur Steigerung Ihrer Liquidität optimal gestalten können, sprechen Sie uns einfach an.
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