Effizientes Arbeiten – Vom Weltmeister in Doppelarbeit zu wahrer Produktivität

Das US-amerikanische Software-Unternehmen Asana hat im September 2019 über 10.000 Angestellte aus Australien, Neuseeland, Deutschland, Japan, Großbritannien und den USA dazu befragt, wie ihr typischer Arbeitsalltag im Büro oder vor dem PC aussieht. Eines von mehreren frappierenden Ergebnissen: Wir Deutschen sind besonders effizient darin, alles doppelt zu machen, statt vorrangig unserer Kernarbeit nachzugehen.

Da fragen wir uns selbst: Wie sieht es denn mit dem effizienten Arbeiten in der A.B.S. aus?

„Keine Firma dieser Welt arbeitet zu 100 % effizient – und das ist auch in Ordnung so,“ meint Thorsten Klindworth, CEO und Vorstandsvorsitzender der A.B.S. Global Factoring AG. „Schließlich haben die Maschinen uns Menschen immer noch nicht ersetzt. Viel wichtiger ist es, jene Maßnahmen herauszufiltern, die zum eigenen Unternehmen und den Mitarbeitern passen. Nur wenn jeder im Team mit einer Veränderung mitgehen kann, und klare und verständlichen Strukturen vorzufinden sind, entfaltet sich das volle Potenzial. Am Ende schafft die Vermeidung von Doppelarbeit eine Verbesserung auf allen Ebenen. Im Grunde können wir doch alle viel mehr, als Zeit mit Dingen zu verbringen, die eigentlich schon erledigt sind.“

Neuere Studien zeigen: Viel Zeit wird mit ineffizienten Routinen verbracht

Nach Angaben der Befragten der Asana-Studie werden fast zwei Drittel der Meetings, die täglich angesetzt sind, als unnötig angesehen. Jährlich bedeutet das: Wir verlieren unzählige Stunden damit, an Besprechungen teilzunehmen, die nicht zielführend sind. Allein fünf Stunden und neun Minuten unserer Arbeitszeit verbringen wir pro Woche mit Aufgaben, die zuvor schon jemand anderes erledigt hat. Wenn wir noch dazu häufig Stunden um Stunde nach Informationen suchen, endlosen Papierkram zu erledigen haben und zu häufig über E-Mails kommunizieren, statt direkt miteinander zu sprechen, kostet auch das wertvolle Zeit.

Wie mangelnde Klarheit zu geringerer Mitarbeitermotivation führt

Fehlt es dem Management an Zeit, werden Ziele häufig nur einmal kommuniziert und treten dann aufgrund sich ändernder Prioritäten schnell in den Hintergrund. Dabei wäre es wichtig, dass sich alle im Unternehmen über die grundsätzliche Ausrichtung und den Beitrag jedes Einzelnen zur Zielerreichung im Klaren sind. Denn dies trägt wesentlich dazu bei, dass Mitarbeiter engagiert, motiviert und auf die richtigen Anstrengungen konzentriert sind.

Laut der Asana Studie kennen aber weniger als der Hälfte aller Mitarbeiter den Wert ihrer individuellen Arbeit für den unternehmerischen Erfolg. Soll sich das ändern, kann die Methode des Lean-Managements hierzu einen wichtigen Beitrag leisten.

Was versteht man unter „Lean-Management“?

Der Grundgedanke von Lean-Management ist immer der, Verschwendung in jeglichem Sinne zu vermeiden. Ziel ist, Prozesse und Zusammenhänge in Unternehmen sichtbar zu machen und sich auf jene Entwicklungen zu konzentrieren, die zur Wertschöpfung beitragen. Doch wie gelingt das?

• Arbeiten Sie an einer kontinuierlichen Steigerung von Produkt- und Servicequalität:
  Hier steht sowohl das Produkt selbst als auch der Kunde mit seinen Wünschen und Bedürfnissen im Vordergrund. Im Kern geht es letztlich darum, den Wert des Produkts oder der Leistung aus Sicht des Kunden zu definieren.
• Führen Sie eine effiziente Kostensenkung durch:
  Kostengünstiger zu arbeiten bedeutet, die eigenen Ausgaben kritisch zu hinterfragen. Sie sollten sämtliche Arbeitsprozesse in Betracht ziehen, die für die Zielerreichung kritisch sind.
• Achten Sie auf die Verbesserung des Teamworks:
  Binden Sie alle Mitarbeiter mit ein! Wenn Sie es schaffen, alle dazu zu motivieren, Verluste und Verschwendungen im Hinblick auf die gemeinsamen Unternehmenszielsetzungen bei sich aufzuspüren und zu reduzieren, haben Sie einen großen Schritt dafür getan, dass alle Teams gemeinsam agieren und die Arbeitsprozesse fließen.
• Stärken Sie die Transparenz bei Entscheidungsprozessen:
  Gerade im deutschen Mittelstand ist die Geschäftsleitung oft so sehr ins Tagesgeschäft involviert, dass zu wenig Zeit für den „Blick nach außen“ verbleibt. Dabei wäre genau das eine Kernaufgabe. Erklären Sie Ihren Mitarbeitern frühzeitig und aktiv, wie Sie zu arbeiten und ihr Unternehmen zu führen beabsichtigen und welche Entscheidungen bevorstehen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter durch die Implementierung der richtigen Tools. Nur so kann ein Gesamtbild aus traditionellem Verhalten im Lean-Prozess und gleichzeitigem Einsatz von neuen Medien entstehen.
• Pflegen Sie einen nachhaltigen Kultur- und Einstellungswandel:
  Als Führungskraft wird erwartet, Mitarbeiter und deren Anwendung von neuen Prozessen und Tools einschätzen zu können. Vergessen Sie dabei aber bitte nie den Menschen. Maschinen und Software können keine Verbesserungsarbeit leisten – sie liefern schlicht und einfach Informationen und Daten. Genauso wie jedes Auto und jede Maschine regelmäßig gewartet werden muss, damit alles rund, effizient und fehlerfrei läuft, ist auch bei Menschen und Teams einiges dafür zu tun. Reflektieren, prüfen und strukturieren Sie in regelmäßigen Intervallen die wichtigsten Prozesse. Somit können Sie Zeitverschwendungen, Unnötiges und Störendes frühzeitig aufdecken und so effizienter und motivierter arbeiten, weil alle ihre Verantwortlichkeiten kennen und wahrnehmen.

Beseitigung von Hindernissen bei der Produktivität

Kaum jemand verbringt noch einen Arbeitstag wie den anderen. Bei aller Komplexität zu verstehen, wie all die Arbeit, die wir leisten, ins Gesamtbild passt, kann genau den Unterschied zwischen dem Gefühl, befähigt und engagiert oder überarbeitet und überfordert zu sein, ausmachen.

Es besteht also noch einiges an Verbesserungspotenzial

In Zeiten von Paperless-Office und Share-Points gehört eine gut strukturierte und organisierte „Speicherkultur“ zu den Haupthemen im Unternehmen. Wenn Daten unzureichend und unauffindbar geteilt werden, sind sie unnütz und verursachen genau den Mehraufwand, den man vermeiden möchte. Lean-Management-Methoden sind dabei eine gute Hilfestellung, aber genauso müssen sie auch zu Ihrem Unternehmen passen.

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