Die elektronische Rechnung hat das Papierformat in vielen Unternehmen bereits abgelöst. Mit der entsprechenden Softwarelösung versenden und empfangen Sie digitale Rechnungen und archivieren sie gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher.
Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das bedeutet: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie. Hybride Formate sind ausdrücklich erlaubt, sofern ein Teil der Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Rechtlich zulässig sind daher Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen.
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ist die elektronische der Papierrechnung gleichgestellt. Sie hat jedoch gegenüber dem Papierformat einige Vorteile, die die Abläufe im Unternehmen verbessern können.
Kostenersparnis
Geringerer Zeitaufwand
Weniger Platzbedarf
Schnellere interne Prozesse
Sicherheit
Einigen sich zwei Unternehmen darauf, Rechnungen elektronisch auszutauschen, lassen sich die Rechnungsdaten in das entsprechende ERP-System des Empfängers übernehmen, prüfen und zum Beispiel mittels Abgleich mit den Bestelldaten automatisch freigeben
Damit Unternehmen elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug verwenden können, müssen sie nach § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) bestimmte Bedingungen erfüllen. Diese sind dieselben wie bei der Papierrechnung:
Unternehmen können diese Bedingungen beispielsweise dadurch erfüllen, dass sie ein entsprechendes innerbetriebliches Kontrollverfahren implementieren. Dieses muss sicherstellen, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Selbstverständlich muss auch die E-Rechnung die Pflichtangaben nach UStG § 14 Abs. 4 enthalten, wie man sie auch von der Papierrechnung kennt.
Elektronische Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 14b Abs. 1 des UStG. Wie bei Papierrechnungen beträgt diese Frist zehn Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums müssen die digitalen Rechnungen jederzeit zugänglich sein und in einem lesbaren Format vorliegen. Es ist deshalb ratsam, gängige Standarddateiformate zu verwenden. Die Rechnungen müssen zudem in ihrem ursprünglichen Format elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Ein PDF muss als PDF aufbewahrt werden, eine Rechnung im Word-Format als Word-Dokument.
In Anbetracht der Problematik, dass besonders der Mittelstand seit Jahren unter einem Fachkräftemangel leidet, ist es wichtig, die Ressourcen des Unternehmens effektiv zu nutzen. Zeit- und Kostenersparnis sind da willkommene Benefits. So wird eine Investition in die Digitalisierung, wie hier die Einführung der E-Rechnung, das Know-how und die Effizienz im Unternehmen stark verbessern und dadurch das Angebot für die Kunden wesentlich erweitern.
Die Implementierung der E-Rechnung ermöglicht reibungslosere, schnellere Prozessabläufe innerhalb des Unternehmens sowie im Austausch mit Geschäftspartnern und ihren steuerlichen Beratern. Automatisierte Überprüfungen vermindern Fehler, Datensicherheit ist gegeben und der Kunde ist zufrieden und weiß seine Daten sicher, vollständig und korrekt verwahrt.
Gegenüber den im Mittelstand stark zunehmenden Wettbewerbern bietet der Einsatz der E-Rechnung einen großen Vorteil, allein durch die Effizienzsteigerung.
Sie ist daher eine Herausforderung, die es wert ist, angenommen zu werden, und es lohnt sich, die Chancen, die sich daraus ergeben, zu nutzen und auszubauen.
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Alexander Leoff ist Wirtschaftsprüfer und Vorstand der VOTUM AG. Die VOTUM AG, Frankfurt am Main, ist als inhabergeführte Kanzlei kompetenter Partner in allen Fragen des nationalen und internationalen Steuer- und Wirtschaftsrechts. Mit seiner speziellen Ausrichtung auf den Mittelstand bietet das erfahrene Team von Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern gemeinsam mit den internationalen Partnern aus dem weltweiten MGI-Verbund Mandanten seit Jahrzehnten erfolgreich umfassende und nachhaltige Lösungen und deren praktische Umsetzung „aus einer Hand“ an. Zum zweiten Mal in Folge wurde die VOTUM AG vom Hamburger Wirtschafts-Fachblatt „manager magazin“ mit einem hervorragenden Prädikat ausgezeichnet: Erneut wurde es in den Kreis der „Besten Wirtschaftsprüfer Deutschlands 2019 Mittelstand“ gewählt.
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