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Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Tipps wie Sie Forderungsausfall vermeiden und Forderungen absichern

Mal zu spät, mal zu langsam, mal gar nicht – jeder Unternehmer kennt das und versucht, vor allem Letzteres zu vermeiden … die Rede ist von Forderungsausfällen. Allem Anschein nach sieht es so aus, als ob sich die schwächelnde Konjunktur in Deutschland auch auf die Zahlungsmoral auswirkt. Das bestätigt eine Hochrechnung des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV): 2019 mussten somit Schäden in Höhe von 900 Mio. ausgebadet werden – ein deutlicher Anstieg im Vergleich zu den Vorjahren. Es stellt sich also die Frage: Wie können Unternehmen einen Forderungsabfall vermeiden und Ihre Forderungen absichern?

Zwar kann die Entwicklung fristgerechter Rechnungsbegleichungen in Deutschland über die letzten Jahre hinweg als positiv bezeichnet werden, dennoch kommt es immer wieder zu Forderungsausfällen mit zum Teil gravierenden Folgen für die Unternehmen. Jahr 2014 wurde jede dritte B2B-Forderung verspätet gezahlt. Im Jahr 2018 waren es noch 23,8 % aller ausgestellten Rechnungen, die am Fälligkeitstag noch nicht bezahlt waren. Der Zeitraum zwischen Rechnungsausstellung und Zahlungseingang überfälliger Rechnungen hat sich in den vergangenen Jahren spürbar verkürzt: von durchschnittlich 39 Tagen auf 36 Tage. Dennoch erwarten viele befragte deutsche Unternehmen (etwa 25 %) in den kommenden Monaten eher eine Verschlechterung der Zahlungsmoral ihrer Firmenkunden als eine Verbesserung. Diese Daten gehen aus dem Zahlungsmoralbarometer des Kreditversicherers Atradius hervor. Doch gerade in Krisenzeiten können solche Zahlungsverzögerungen oder Forderungsausfälle zu schwierigen Liquiditätsengpässen oder gar zur Existenzbedrohung führen.

Oftmals nutzen die Abnehmer den Zahlungsverzug dabei als eine Art Ersatzfinanzierung, um die eigene Liquidität zu erhöhen. Statt ausstehende Forderungen pünktlich zu begleichen, werden finanzielle Mittel also lieber für eigene Zwecke investiert, wenn liquide Mittel gerade knapp sind. Manche Unternehmen kalkulieren dies als eine Art billigen Kredit sogar in ihrer Finanzplanung mit ein.
Besonders betroffen von verspäteten Zahlungen ist dabei das produzierende Gewerbe sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Und gerade diese haben es oft nicht leicht, aus eigener Kraft ein effizientes Forderungsmanagement zu betreiben. Das Dilemma dabei: Zahlen viele ihrer Kunden die Rechnungen nicht einigermaßen rechtzeitig, droht den KMU selbst die Zahlungsunfähigkeit.

Gründe, warum Ihr Kunde nicht zahlt

„Ihre Zahlung ist fällig“ – das ist für viele kein Warnsignal mehr. Denn, dass nicht jeder Kunde seine Rechnung fristgerecht bezahlt, ist Fakt. Zwar gibt es Zahlungsdienste wie quickpaid, die ihren Nutzern ermöglichen, die Zahlungsfrist eigenmächtig zu verlängern und sich damit selbst eine Art finanziellen Spielraum einzuräumen, dennoch gibt es Schuldner, die nicht fristgerecht oder überhaupt nicht zahlen. Je nach Höhe und Anzahl der Forderungen kann ein Unternehmen dadurch schneller in finanzielle Bedrängnis kommen, als man denkt … Doch warum begleichen einige ihre Rechnungen zu spät oder gar nicht?

Seit mehr als 10 Jahren veröffentlicht die EOS-Gruppe jährlich eine Studie zur Zahlungsmoral in Europa. So wurden auch 2019 über 3.400 Unternehmen zu ihrem Forderungsmanagement und der Zahlungsmoral ihrer Kunden befragt.

Dabei nannten Unternehmerinnen und Unternehmer aus 17 europäischen Ländern folgende Gründe für verspätete oder ausgefallene Zahlungen:

  1. Zahlungsausfälle bei eigenen Kunden (55 %)
  2. Ausnutzung von Lieferantenkrediten (51 %)
  3. Insolvenz (38 %)
  4. Kapazitätsengpässe beim Personal (36 %)

Welche Folgen resultieren aus Forderungsausfällen?

43 % aller Unternehmen leiden unter Gewinneinbußen oder Liquiditätsengpässen. 33 % davon geben an, für höhere Zinskosten aufkommen zu müssen, und 15 % der befragten Unternehmen fürchten sogar eine existenzielle Bedrohung.

Forderungsausfälle vermeiden oder Forderungen absichern: Vorsorge ist besser als Nachsorge

Dass säumige Zahler bedrohlich für das eigene Unternehmen werden können, ist somit klar. Welche Maßnahmen können Unternehmen also selbst ergreifen, um Forderungen abzusichern, Risiken für Forderungsausfälle frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren, bevor es eng wird?
Blickt man auf Europa, so nennen 71 % der befragten Unternehmen eine zeitnahe Rechnungsstellung als primäre Maßnahme zur Absicherung. 63 % konzentrieren sich auf einen festgelegten Mahnprozess. Knapp 47 % greifen auf Bonitätsprüfungen zurück. Warum dann nicht gleich alles auf einmal?

Forderungsausfälle vermeiden mit Factoring

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer leben ja immer noch in dem Glauben, dass die professionelle Absicherung von Liquiditätsrisiken ein teurer Spaß sei und sich aus diesem Grund nur für sehr große Unternehmen lohne – doch das ist falsch! Mit unserem Full Service Factoring sind Sie zu 100 % gegen Zahlungsausfälle abgesichert und bekommen sogar noch das Mahn- und Inkassowesen abgenommen.

In der Praxis heißt das: Das Risiko eines Ausfalles liegt voll und ganz in unseren Händen – selbst bei Insolvenzfällen Ihrer Geschäftspartner lassen wir Sie nicht im Stich und haften in diesem Falle für den Verlust. Und Sie? Sie profitieren aufgrund des Forderungsverkaufs von sofortiger Liquidität, indem wir 90 % Ihrer offenen Forderungen innerhalb von 24 h direkt an Sie ausbezahlen, die restlichen 10 % nach dem Zahlungseingang durch Ihre Kunden. So verschaffen Sie sich mehr finanzielle Freiheit für Ihr Unternehmen.

Um es auf den Punkt zu bringen: Die beste Geschäftsbeziehung nutzt nichts, wenn die Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt werden. Schließlich möchte jeder mit seinem Unternehmen wachsen … ohne Cash auf dem Konto geht das aber schlicht und ergreifend nicht. Mit einem gut funktionierenden Forderungsmanagement ist es bereits im Vorfeld möglich, hohe Außenstände zu umgehen und Umsätze zu retten. Zögern Sie also nicht, sich Hilfe mit ins Boot zu holen.

Ist Factoring zu teuer?

Eine Behauptung, die schnell dahin gesagt ist. Aber stimmt sie wirklich? Und warum nutzen
dann schon mehr als 90.000 Unternehmen in Deutschland dieses Finanzierungsinstrument?
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4 Tipps, um Ihr Forderungsmanagement zu optimieren und Forderungsausfälle zu vermeiden

Angela Hofmeister, Neukundenberaterin bei A.B.S. Global Factoring AG, verrät Ihnen in sechs pragmatischen Tipps, wie Sie Ihr Forderungsmanagement optimieren können, damit Sie Ihre Liquidität stets im Griff behalten.

  1. Gehen Sie auf Nummer sicher:
    Ein schriftlich abgeschlossener Vertrag bedeutet, beiden Seiten eine gleichmäßige Absicherung zu gewährleisten. In diesem Vertrag sollten alle Vereinbarungen und Konditionen schriftlich festgehalten werden, inklusive einer etwaigen Abgrenzung zu Leistungen, die nicht Vertragsbestandteil sind. Auf den Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten Sie ebenso nicht verzichten.
  2. Seien Sie konkret und transparent:
    Im täglichen Wirtschaftsverkehr ist es üblich, Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen. Geben Sie bei Rechnungsstellung das Zahlungsziel an, welches in Ihrer Branche üblich ist. Dabei ist es enorm wichtig, dass der Kunde direkt erkennen kann, zu welchem Termin die Zahlung fällig ist. Das erspart viel Kommunikation, die am Ende nur die Zahlung hinauszögert! Die Gewährung von Skonti kann hier ein attraktives Mittel für eine schnelle Bezahlung sein.
  3. Ein Auge für Details bewahren:
    Jede Forderung bedarf einer Rechnung – und zwar so schnell, wie es geht. Dabei spielt die Präzision eine wichtige Rolle! Lassen Sie keine Fehler aufgrund von Schlampigkeit bei der Rechnung zu, die eine Zahlung verzögern könnte.
  4. Mehrere kleine Schritte:
    Bei größeren Aufträgen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, macht es durchaus Sinn, auch Teil- bzw. Abschlagszahlungen zu vereinbaren. Damit begrenzt man das Risiko des Forderungsausfalls auf kleinere Beträge. Eine schlüssige Dokumentation der Teilleistungen und des damit erzielten Wertzuwachses schützt Sie zudem vor Mängelanzeigen und Anfechtungen.
  5. Behalten Sie den Überblick:
    Fallen Ihnen Abweichungen bei den Zahlungseingängen auf, so sollten Sie sofort darauf reagieren. Ein Missverständnis kann schon mal vorkommen, aber lassen Sie sich nicht zu lange mit der Zahlungserinnerung Zeit.
  6. Das große Ganze sehen:
    Wie sieht die durchschnittliche Dauer vom Tag der Rechnungsstellung bis zum tatsächlichen Geldeingang aus? Wie steht es um die Bonität und die damit verbundene Zahlungsfähigkeit Ihrer Vertragspartner? Hier können Auskunfteien Aufschluss geben und das Risiko von Zahlungsausfällen durch eine Bonitätsprüfung vor der Auftragsannahme reduzieren. Generell ist die Kenntnis der handelnden Person bei Ihren Abnehmern ein großer Vorteil und kommt Ihrer Liquiditätsplanung zugute!

Wenn Sie die Dinge gerne dem Zufall überlassen, dann werden Ihnen diese Ratschläge vermutlich nicht viel nützen. Wenn Sie aber auf Planbarkeit und Effizienz in Ihrem Unternehmen setzen, dann dürfte Ihnen eine optimale Aufstellung Ihres Rechnungswesens wichtig sein. Schließlich sprechen die Prozesse in der Buchhaltung auch für den Erfolg eines Unternehmens …

Angela Hofmeister
Vertrieb bei A.B.S. Global Factoring AG

5 Tipps, um die Zahlungsmoral Ihrer Kunden anzukurbeln

  • Tipp Nummer 1: Prinzip „Belohnung“
    Bieten Sie Ihrem Kunden eine Belohnung an, wenn er besonders früh oder gar direkt bei Abnahme zahlt. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Skonti bei frühzeitiger Zahlung oder gar einem Preisnachlass bei sofortiger Zahlung. Diese Win-win-Situation wirkt nicht nur Wunder für Ihre Eigenkapitalquote, sondern stärkt auch die Geschäftsbeziehung.
  • Tipp Nummer 2: Strafzettel für „Falschzahler“
    Sie hatten mit der „Belohnungs-Methode“ keinen Erfolg? Bei besonders hartnäckigen Fällen kann das Gegenteil helfen, nämlich das Erheben einer Strafgebühr auf verspätete Zahlungen. Setzen Sie diese nicht zu hoch an, aber hoch genug, um Ihren Geschäftspartner zu motivieren, rechtzeitig seine offenen Außenstände zu begleichen.
  • Tipp Nummer 3: Lieber Zahlung auf Raten, als gar keine Zahlung
    Sie haben schon die Vermutung, dass es mit einer pünktlichen Zahlung bei Ihrem Kunden eng werden könnte? Dann gehen Sie in eine offene Kommunikation mit ihm und erarbeiten sie gemeinsam ein Zahlungskonzept. Teillieferung und Teilzahlung kommen ebenso infrage wie Ratenzahlungen. Achten Sie darauf, dass die Zinsen Ihren Mehraufwand abdecken, aber nicht künstlich überhöht sind. So müssen Sie am Ende keinen Zahlungsausfall erleiden, während Ihr Geschäftspartner die Möglichkeit hat, seine Finanzierung sauber zu planen.
  • Tipp Nummer 4: Bei „Zahlungsverweigerern“ Forderungsmanagement outsourcen
    Sie haben alles versucht, aber Ihr Kunde will einfach nicht zahlen? Dann hilft in vielen Fällen nur noch ein professionelles Forderungsmanagement, das sich effizient um Ihre Anliegen kümmert. Denn Ihr Unternehmen profitiert in höherem Maße davon, wenn Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, statt sich durch aufwändige Mahn- und Forderungsprozesse zu quälen. Anbieter von Full Service Factoring übernehmen nicht nur das komplette Debitorenmanagement für Sie, sondern sorgen auch dafür, dass Sie binnen 24 Stunden liquide sind.
  • Tipp Nummer 5: Rechtzeitig durch „doppeltes Netz“ absichern
    Zahlungsverzögerungen oder gar -ausfälle haben Ihnen und Ihrem Unternehmen in der Vergangenheit stark zu schaffen gemacht? Oder befürchten Sie, dass diese in hohem Maße ins Haus stehen? Dann gehen Sie lieber auf Nummer sicher und setzen ein Finanzierungsinstrument ein, dass Ihnen Schutz vor Zahlungsausfällen garantiert. Achten Sie darauf, dass der Anbieter Ihnen und Ihrem Unternehmen 100-prozentigen Ausfallschutz gewährt.

Da ein Factoring-Anbieter die Außenstände Ihres Kunden übernimmt, müssen Sie nicht mehr lange auf Ihr Geld warten. Das erweitert Ihre finanziellen Spielräume. Und da Sie sehr schnell „flüssig“ sind, auch wenn Ihr Kunde noch nicht gezahlt hat, können Sie flexibel auf Marktchancen reagieren – um alles Weitere kümmert sich Ihr Factoring-Anbieter.

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