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A.B.S. trifft Timo Hoffmann: Die Benefits der Digitalisierung von Finanzprozessen

Globalisierung und Digitalisierung von mittelständischen Unternehmen umfasst inzwischen weit mehr als die reine Produktion und Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Die Prozessoptimierung ist zur täglichen Routine geworden. Und die konsequente Weiterentwicklung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung und damit zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit sind Maßnahmen zur Kostensenkung durch Digitalisierung der Finanzprozesse. Um zu lernen, welche Benefits mit einer Digitalisierung von Finanzprozessen auch für KMU zu erzielen sind, haben wir und mit Timo HoffmannHead of Partnerships bei AGICAP, zu Interview getroffen. 

Herr Hoffmann, warum sind Unternehmen heutzutage gut damit beraten, die Digitalisierung von Finanzprozessen voranzutreiben?

Genau zu dieser Frage haben wir vor nicht allzu langer Zeit eine europaweite Studie mit dem Marktforschungsinstitut Innofact AG und dem Zahlungsdienstleister Riverty durchgeführt. Wir haben über 2.700 Menschen aus den Finanzabteilungen von Unternehmen dazu befragt, wie sie ihre Finanzprozesse bewältigen und inwieweit Digitalisierung dabei eine Rolle spielt. Die Zahlen belegen, dass die Digitalisierung noch immer nicht überall angekommen ist (35 Prozent der Befragten etwa vertrauen immer noch auf eine Excel-Tabelle) und die Frustration mit den Finanzprozessen noch immer sehr groß ist (82 Prozent dieser Excel-Nutzer sind sehr unzufrieden).

Makroökonomische Faktoren der letzten Jahre wie die Pandemie, der Krieg in Europa, Rohstoffmangel, Lieferengpässe, steigende Energiekosten usw. zwingen Finanzverantwortliche überall zum Umdenken. Die hohe Dynamik in der Wirtschaft, nicht zuletzt die derzeitige Inflation, erfordert auch dynamische Antworten im Sinne von Prozessen und Tools. 

Sie arbeiten bei Agicap. Das Tool verspricht die Verwaltung und Planung von Liquidität in Unternehmen. Tut es da nicht einfach nur eine Excel-Tabelle?

Eine Excel-Tabelle hält den immer dynamischer werdenden Umfeld einfach nicht stand. Daten sind nicht statisch und müssen immer manuell mit viel Zeitaufwand und mit hoher Fehleranfälligkeit aufgefrischt werden. Damit verlangsamt man seine Prozesse und erschwert die Entscheidungsprozesse. 

Wer heute schnelle Entscheidungen für das finanzielle Wohl des Unternehmens treffen will und diese nicht von Zahlendrehern und Flüchtigkeitsfehlern in einer Excel-Tabelle abhängig machen will, der muss den Schritt zur Digitalisierung von Finanzprozessen gehen. Nicht nur weil ein Tool wie zum Beispiel Agicap die Daten genauer, schneller und transparenter verarbeiten, die Intelligenz des Systems erlaubt auch eine schnelle Kategorisierung und Übersicht über die Ein- und Ausgaben, den Stand der bezahlten und offenen Rechnungen und schließlich die Projektion für die zukünftige Liquidität des Unternehmens.   

 

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Für welche Unternehmen ist es wichtig, eine ordentliche Liquiditätsplanung kontinuierlich zu führen?

Sämtliche Unternehmen sollten ihre Liquidität proaktiv steuern. Die Liquidität entscheidet schließlich über das Fortbestehen und Wachstum eines Unternehmens, egal welcher Größe oder Branche. Weiterhin haben Geschäftsführer:innen die Pflicht, ausreichend Liquidität vorzuhalten, um keinen Insolvenzfall zu haben. Damit haben Geschäftsführer:innen auch ein persönliches Haftungsrisiko, welches es zu managen gilt.

Welche Rolle spielt für Sie Factoring in der Verwaltung der Unternehmensliquidität?

Factoring ist ein großartiges Instrument, um Liquidität zu sichern und Planungssicherheit zu gewinnen. Durch ein transparentes Cash-Steuerungstool wie Agicap, sieht man zu jeder Zeit die Vorteile von Factoring und die direkten Implikationen auf die aktuelle und zukünftige Cash-Situation im Unternehmen. Zudem ist Factoring ein digitales Produkt, dass Ideal in die Strategie zur Digitalisierung von Finanzprozesse passt.

Factoring kennenlernen

Wenn Sie auf Ihre bisherigen Gesprächen mit Geschäftsführern und anderen Finanzverantwortlichen zurückblicken, was waren die größten Pain Points in den Finanzabteilungen?

Da gibt es drei wiederkehrende Schmerzen, die alle teilen:

  1. Fehlende Übersicht über die Liquidität und der damit verbundene Aufwand, schnell eine Excel-Tabelle aufzusetzen und diese regelmäßig zu pflegen.
  2. Das große zeitliche Investment, immer wieder die Daten zwischen den Bankkonten, den Lieferantenrechnungen, den Kundenrechnungen und anderen Ausgaben mit den Daten in der Tabelle abzugleichen.
  3. Die besondere Angst vor menschlichen Eingabefehlern, die dann schnell hohe Kosten verursachen könnten, wie etwa dass die Steuerrückzahlung nicht eingerechnet wurde oder andere Dinge, die übersehen wurden.

Was raten Sie KMU mit starken Liquiditätsschwankungen als ersten Schritt in die richtige Richtung zur Digitalisierung von Finanzprozessen?

Informieren Sie sich über die Möglichkeiten einen proaktiven Cash-Prozess zu etablieren. Bei Unternehmen unter 1 Mio. Umsatz kann eine Excel-Tabelle erst einmal Abhilfe schaffen. Bei steigender Größe und Komplexität des Geschäfts sollte man sich jedoch um einen transparenten Prozess und damit einhergehend auch um ein Tool bemühen, um mehr Planungssicherheit bzgl. Cash zu gewinnen. Idealerweise schaut man sich die verschiedenen Anbieter an und klopft die eigenen Anforderungen der zu integrierbaren Datenquellen mit den Anbietern ab. Wichtig ist es auch, dass die Anbieter beim Aufsetzen und bei Rückfragen kontinuierlich unterstützen, sodass man die Verlässlichkeit der Daten zu jeder Zeit sicherstellen kann.

Vielen Dank für dieses informative Gespräch, Herr Hoffman.


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Zur Person

 

Timo Hoffmann verantwortet als Head of Partnerships bei Agicap die strategischen Bündnisse mit anderen Tool-Anbietern, CFO-Beratungsunternehmen u.a.. Er ist seit dem Deutschlandstart von Agicap mit dabei. Mit seinem Wissen unterstützt Timo Unternehmer:innen beim Treffen von wichtigen Finanzentscheidungen mit Hilfe einer einfacheren und effizienteren Liquiditätsplanungsmethode, welche die Digitalisierung in der Finanzabteilung vorantreibt. Bereits vor Agicap unterstützte Timo verschiedene Start-ups dabei, in Deutschland Fuß zu fassen.